Pandemia y uso de mapa de indicadores para mejorar la gestión
Benito Barros. 12 May, 2020 11 NOV, 2019
En situaciones críticas que enfrentan las empresas, como la “pandemia económica y social” que ha surgido como consecuencia del COVID-19, el desarrollo de una gestión efectiva, resulta fundamental para la sobrevivencia de los negocios. En este ámbito de trabajo, el seguimiento de las operaciones en las organizaciones, resulta ser clave en el desarrollo competitivo en la actualidad. Los cambios en las tendencias en los modelos de negocios, las presiones del mercado, los avances tecnológicos, la velocidad de los medios de comunicación, las mayores exigencias del mercado, la agresividad de los competidores, la internacionalización, los cambios culturales, los marcos normativos, entre un sinfín de variables, pone permanentemente en jaque a los directivos y ejecutivos que han de mantener una lucha constante por mantenerse vivos. En este contexto el uso de familias de indicadores y la administración del mapa de indicadores, resulta relevante para la detección oportuna de tendencias, peligros y oportunidades que se generan tanto en el interior, como en el exterior de una empresa. Para administrar la gestión de mapas de indicadores, por lo general recomiendo a los directivos superiores, aplicar el siguiente proceso:
- Formalización de una unidad de análisis institucional, con participación de profesionales de las áreas claves de la empresa. Un representante de operaciones, de contabilidad, finanzas, crédito, cobranza, comercial y los ejecutivos de alto nivel.
- Organizar un mecanismo de trabajo, en que se clasifican familias de indicadores, los cuales se asignan a los especialistas idóneos y pertinentes de las diversas áreas de operación. El equipo de trabajo ha de sesionar una vez al mes, por lo menos, donde los diversos equipos, exponen sus indicadores, mostrando tendencias, gráficas y evaluando las implicancias del comportamiento actual y esperado.
- Definir las áreas de trabajo de indicadores, por ejemplo, costos, clientización, gastos, índices financieros, comerciales, de personal, nivel de calidad, errores, reclamos, grados de satisfacción, etc.
- En cada una de las áreas definidas, estructurar una serie de indicadores, con su respectiva métrica (fórmula de cálculo), responsable, periodicidad de la medición.
- Estos indicadores se presentan en sesión plenaria de los integrantes de la unidad de análisis, en los que se evalúan las tendencias, tasas de crecimiento y comportamiento a través del tiempo.
- Las cifras deben invitar a la reflexión, análisis causa – efecto, y búsqueda de soluciones o planteamientos alternativos para la mejora de la gestión.
- La identificación de las brechas, debe venir acompañada con la capacidad y los recursos disponibles, para su potencial cierre.
- Estos planteamientos se han de comunicar a todos los grupos de interés, para ir desarrollando iniciativas de mejora o proyectos de innovación, que permitan un desarrollo armónico y un crecimiento económico superlativo en la empresa.
Uno de los mecanismos más utilizados y difundidos, está enmarcado en el cuadro de Mando integral, donde los indicadores son asociados a objetivos estratégicos de cuatro dimensiones:
- Dimensión financiera: que busca la maximización de los resultados en el marco de un sistema controlado de control de costos, gastos y riesgo de la operación
- Dimensión comercial o clientes. Dotar a la empresa de una cartera de clientes fiel, satisfecha y en permanente expansión.
- Dimensión de Procesos. Desarrollar un sistema integral de calidad con procedimientos e instructivos que establezcan el marco político de todas las tareas y actividades del negocio
- Dimensión de personas. Dotar a la empresa de un equipo de colaboradores competente, comprometido e implicado en los resultados de la organización.
Este mecanismo tiene la particularidad de que los objetivos están debidamente concatenados, formando una red de relaciones de resultados, en donde los unos condicionan a los otros.En lo personal prefiero establecer una mecánica de indicadores que involucren a todas las actividades que directa o indirectamente influyan en los resultados de la organización. Para que se consideren como referencia, listaré un conjunto de indicadores relevantes para una empresa:
- Tasa de fidelización de clientes
- Tasa de crecimiento de las ventas
- Tasa de participación de mercado
- Nivel de satisfacción de los clientes
- Tasa de cambio en la oferta de productos.
- Nivel de crecimiento en la actividad del negocio
- Tasa de cobranza efectiva
- Índice de morosidad
- Margen de utilidad bruta
- EBITDA
- Nivel de apalancamiento
- Productividad de los trabajadores
- Nivel de satisfacción de los trabajadores
- Relación deuda a patrimonio
El iniciar una cultura basada en la gestión de mapas de indicadores es una invitación a embarcarse en la búsqueda permanente de la innovación, participación, efectividad, eficiencia y economicidad en el uso de los recursos, para alcanzar una fuerte posición competitiva.
